กระบวนการบันทึกบัญชี

รายการค้า (Business Transaction)

รายการค้า หมายถึง รายการทางเศรษฐกิจที่กิจการจะนำมาบันทึกบัญชีเพื่อเป็นข้อมูลในการจัดทำงบการเงินซึ่งในทางการบัญชีอาจเรียกว่า รายการทางการบัญชี การพิจารณาว่ารายการใดของธุรกิจที่จะถือว่าเป็นรายการทางบัญชีได้ จะประกอบด้วย 2 ลักษณะด้วยกัน คือ ต้องเป็นรายการที่วัดค่าเป็นหน่วยเงินตราได้ และต้องสามารถนำมาบันทึกในสมุดบัญชีได้ เหตุการณ์ที่สามารถบันทึกบัญชีได้ต้องเป็นเหตุการณ์ที่เมื่อเกิดขึ้นแล้วก่อนให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของกิจการ
รายการค้าที่เกิดขึ้นอาจจะเป็นรายการค้าภายนอก (External Transactions) ซึ่งเป็นรายการค้าที่เกิดขึ้นระหว่างกิจการกับบุคคลภายนอก เช่น จ่ายค่าโทรศัพท์ให้แก่องค์การโทรศัพท์แห่งประเทศไทย เป็นต้น หรืออาจจะเป็นรายการค้าภายใน (Internal Transactions) เช่น จ่ายเงินเดือนให้แก่พนักงานของกิจการ เป็นต้น

สมการบัญชี (Accounting Equation)

สมการบัญชี แสดงถึงจำนวนทรัพยากรเชิงเศรษฐกิจทั้งหมดที่อยู่ในความควบคุมของกิจการ และสิทธิทั้งหมดที่มีในทรัพยากรเหล่านั้น โดยสมการบัญชี เป็นสมการที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่าง สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ สินทรัพย์ทั้งหมดแสดงทางด้านซ้ายมือของสมการ สิทธิทั้งหมด คือ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ แสดงทางด้านขวามือของสมการนี้ ดังนี้

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนทุน

ส่วนทุน (Capital)

ในกิจการเจ้าของคนเดียว เรียกส่วนทุนว่า ส่วนของเจ้าของ (Owner’s Equity) ในกิจการห้างหุ้นส่วน เรียกส่วนทุนว่า ส่วนของผู้เป็นหุ้นส่วน (Partner’s Equity) แต่ในกิจการที่จัดตั้งในรูปแบบบริษัทจำกัด เรียกส่วนทุนว่า ส่วนของผู้ถือหุ้น (Shareholders ‘Equity) ส่วนทุนของกิจการ แบ่งเป็น 2 ส่วนใหญ่ ๆ คือ ส่วนที่ผู้เป็นเจ้าของกิจการนำมาลงทุนและส่วนที่เกิดขึ้นจากผลการดำเนินงาน ในงบดุลของกิจการเจ้าของคนเดียวแสดงส่วนของเจ้าของทั้งสองส่วนรวมกัน แต่ในงบดุลของกิจการแบบบริษัทจำกัด แสดงแยก 2 ส่วนนี้ชัดเจน โดยเรียกส่วนที่ผู้เป็นเจ้าของกิจการนำมาลงทุนว่า ทุนเรือนหุ้น (Share capital) และเรียกส่วนที่เกิดจากผลการดำเนินงานว่า กำไรสะสม (Retained Earning)

ทุนเรือนหุ้น หมายถึง ทุนที่บริษัทจดทะเบียนและออกจำหน่ายแล้ว ตามกฎหมาย เรียกว่า ทุน – หุ้นสามัญ ซึ่งแบ่งออกเป็นหุ้น มีมูลค่าหุ้นหุ้นละเท่า ๆ กัน อย่างไรก็ตาม เมื่อกฎหมายอนุญาตให้บริษัทขายหุ้นสูงกว่ามูลค่าที่กำหนดไว้ จำนวนที่ขายสูงกว่ามูลค่านี้ ให้ถือว่าเป็นส่วนของผู้ถือหุ้นของบริษัทด้วย เรียกว่า ส่วนเกินมูลค่าหุ้น (Share Premium)

กำไรสะสมเป็นส่วนทุนของกิจการที่เกิดขึ้นจากผลการดำเนินงาน ถ้ากิจการมีผลการดำเนินงานเป็นกำไร ส่วนทุนของกิจการจะเพิ่มขึ้น ในทางตรงข้าม ถ้ากิจการมีผลการดำเนินงานเป็นขาดทุน ส่วนทุนของกิจการจะลดลง

ความสัมพันธ์ของรายการค้ากับงบการเงิน

รายการทางการบัญชีก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนทุน รายได้ และค่าใช้จ่ายของกิจการ แต่ไม่ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร ผลที่มีต่อสมการบัญชี คือ จะทำให้ยอดรวมของสินทรัพย์ เท่ากับ ยอดรวมของหนี้สินและส่วนทุนเสมอ

การวิเคราะห์รายการค้า

การที่กิจการจะนำรายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นมาบันทึกบัญชีต้องพิจารณาก่อนว่า รายการที่เกิดขึ้นทำให้มีการเปลี่ยนแปลงเพิ่มขึ้น หรือลดลง เป็นจำนวนเงินเท่าใด ในทางปฏิบัติเมื่อกิจการได้รับเอกสารทางการค้าที่จะนำมาบันทึกบัญชีได้ ผู้ทำบัญชีจะเริ่มต้นโดยการวิเคราะห์รายการให้ทราบผลกระทบเสียก่อน จึงจะนำรายการที่เกิดขึ้นไปบันทึกในสมุดบัญชี

การบันทึกรายการค้า

บัญชี (The Account)
บัญชีเป็นสิ่งที่ใช้สำหรับบันทึกการเพิ่มขึ้นและลดลงของสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย ดังนั้นในกิจการหนึ่งจะมีบัญชีหลายบัญชี ซึ่งแบบฟอร์มโดยทั่วไปของบัญชีจะมีลักษณะคล้ายกับรูปตัวที (T) ซึ่งจะแบ่งเป็นด้านซ้ายและด้านขวาสำหรับบันทึกการเพิ่มขึ้นและลดลงของรายการบัญชีทั้ง 5 ประเภท โดยมีชื่อบัญชีปรากฏอยู่บนรูปตัวทีนั้น จึงนิยมเรียกบัญชีว่าบัญชีรูปตัวที (T Account)

เดบิตและเครดิต (Debit and Credit)
เดบิตและเครดิตเป็นคำศัพท์เฉพาะทางบัญชี หมายถึง ด้านซ้ายและด้านขวาของบัญชีรูปตัวที การบันทึกรายการค้าด้านซ้ายมือของบัญชีเรียกว่า เดบิตบัญชี การบันทึกรายการด้านขวามือของบัญชีเรียกว่า เครดิตบัญชี เมื่อรวมตัวเลขที่บันทึกทางด้านซ้ายมือและด้านขวามือของบัญชีและนำมาเปรียบเทียบกันแล้ว ถ้าปรากฏว่าตัวเลขทางด้านซ้ายมือมากกว่าตัวเลขทางด้านขวามือ บัญชีนั้นจะมียอดคงเหลือด้านเดบิต เรียกว่ายอดดุลเดบิต (Debit Balance) แต่ถ้าตัวเลขทางด้านขวามือมากกว่าตัวเลขทางด้านซ้ายมือ บัญชีนั้นจะมียอดคงเหลือทางด้านเครดิต เรียกว่ายอดดุลเครดิต (Credit Balance)

ทำให้สามารถบันทึกการเพิ่มขึ้นและลดลงของบัญชีแต่ละประเภททางด้านเดบิตและเครดิตได้ดังนี้

บัญชีประเภทสินทรัพย์
สินทรัพย์อยู่ทางด้านซ้ายมือของสมการบัญชี ดังนั้นเมื่อสินทรัพย์เพิ่มขึ้นให้บันทึกทางด้านซ้ายมือหรือด้านเดบิตของบัญชี เมื่อสินทรัพย์ลดลงให้บันทึกทางด้านขวามือหรือด้านเครดิตของบัญชี เนื่องจากมีการบันทึกการเพิ่มขึ้นของสินทรัพย์ทางด้านเดบิต บัญชีประเภทสินทรัพย์จึงมียอดดุลปกติทางด้านเดบิต
บัญชีประเภทหนี้สิน
หนี้สินอยู่ทางด้านขวามือของสมการบัญชี ดังนั้นเมื่อหนี้สินเพิ่มขึ้นให้บันทึกทางด้านขวามือหรือด้านเครดิตของบัญชี เมื่อหนี้สินลดลงให้บันทึกทางด้านซ้ายมือหรือด้านเดบิตของบัญชี เนื่องจากมีการบันทึกการเพิ่มขึ้นของหนี้สินทางด้านเครดิต บัญชีประเภทหนี้สินจึงมียอดดุลปกติทางด้านเครดิต
บัญชีประเภทส่วนทุน
ส่วนทุนอยู่ทางด้านขวามือของสมการบัญชีเช่นเดียวกับหนี้สิน ดังนั้นเมื่อส่วนทุนเพิ่มขึ้นให้บันทึกทางด้านขวามือหรือด้านเครดิตของบัญชี เมื่อส่วนทุนลดลงให้บันทึกทางด้านซ้ายมือหรือด้านเดบิตของบัญชี เนื่องจากมีการบันทึกการเพิ่มขึ้นของส่วนทุนทางด้านเครดิต บัญชีประเภทส่วนทุนโดยทั่วไปจึงมียอดดุลปกติทางด้านเครดิต
รายได้และค่าใช้จ่ายเป็นส่วนหนึ่งของส่วนทุน รายได้ทำให้ส่วนทุนเพิ่มขึ้นและค่าใช้จ่ายทำให้ส่วนทุนลดลง แต่เพื่อให้ทราบถึงรายได้และค่าใช้จ่ายแต่ละรายการและกำไรหรือขาดทุนที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงาน รายได้และค่าใช้จ่ายจะเป็นประเภทบัญชีที่แยกบันทึกต่างหากจากบัญชีประเภทส่วนทุน
บัญชีประเภทรายได้
รายได้ทำให้ส่วนทุนเพิ่มขึ้น ดังนั้นเมื่อรายได้เพิ่มขึ้นให้บันทึกทางด้านขวามือหรือด้านเครดิตของบัญชีเช่นเดียวกับการบันทึกการเพิ่มขึ้นของส่วนทุน เมื่อรายได้ลดลงให้บันทึกทางด้านซ้ายมือหรือด้านเดบิตของบัญชี เนื่องจากมีการบันทึกการเพิ่มขึ้นของรายได้ทางด้านเครดิต บัญชีรายได้โดยทั่วไปจึงมียอดดุลปกติทางด้านเครดิต
บัญชีประเภทค่าใช้จ่าย
ค่าใช้จ่ายทำให้ส่วนทุนลดลง ดังนั้นเมื่อค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นให้บันทึกทางด้านซ้ายมือหรือด้านเดบิตของบัญชีซึ่งเป็นด้านที่บันทึกการลดลงของส่วนทุน เมื่อค่าใช้จ่ายลดลงให้บันทึกทางด้านขวามือหรือด้านเครดิตของบัญชี เนื่องจากมีการบันทึกการเพิ่มขึ้นของค่าใช้จ่ายทางด้านเดบิต บัญชีค่าใช้จ่ายโดยทั่วไปจึงมียอดดุลปกติทางด้านเดบิต

หลักการบัญชีคู่ (Double Entry Accounting)
หลักการบัญชีที่ใช้ในการจดบันทึกรายการ ซึ่งเป็นที่ยอมรับและใช้กันทั่วไป เรียกว่า หลักการบัญชีคู่ หลักสำคัญของการบัญชีคู่ คือ รายการค้าทุกรายการที่เกิดขึ้น จะต้องนำมาลงบัญชีสองด้านเสมอ คือ ด้านเดบิตและด้านเครดิต อาจเป็นการเดบิตบัญชีหนึ่งบัญชี และเครดิตบัญชีอีกหนึ่งบัญชี หรือ อาจเดบิตบัญชีมากกว่าหนึ่งบัญชีก็ได้ แต่ข้อสำคัญของหลักการบัญชีคู่อีกประการหนึ่งคือ การบันทึกรายการค้าทุกรายการ จำนวนเงินที่เดบิตบัญชีทุกบัญชีรวมกันจะต้องเท่ากับจำนวนเงินที่เครดิตบัญชีทุกบัญชีรวมกัน

สมุดรายวัน (Journal)
เมื่อกิจการวิเคราะห์รายการค้าแล้ว จะนำรายการค้ามาบันทึกในสมุดลงรายการขั้นต้น ซึ่งเรียกว่า “สมุดรายวัน” เสียก่อน โดยบันทึกเรียงรายการที่เกิดขึ้นตามลำดับวันที่เกิดรายการ การบันทึกรายการทั้งหมดลงในสมุดรายวันก่อน จะช่วยลดความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นจากการบันทึกบัญชี และสะดวกในการอ้างอิงเมื่อต้องการค้นหาเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นย้อนหลัง เมื่อมีปัญหาต้องตรวจสอบ
สมุดรายวันแบ่งออกเป็น 2 ประเภทตามลักษณะของการใช้งาน ได้แก่

1. สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal)
สมุดรายวันเฉพาะเป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้นสำหรับรายการค้าเรื่องหนึ่งเรื่องใดโดยเฉพาะซึ่งเกิดขึ้นเป็นจำนวนมากในแต่ละเดือน การบันทึกรายการในสมุดรายวันเฉพาะจะทำให้สะดวกและประหยัดเวลาในการผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท โดยปกติกิจการมักมีสมุดรายวันเฉพาะ ดังนี้
1) สมุดรายวันซื้อ (Purchases Journal) ใช้บันทึกรายการซื้อเชื่อสินค้า
2) สมุดรายวันขาย (Sales Journal) ใช้บันทึกรายการขายเชื่อสินค้า
3) สมุดเงินสดรับ (Cash Receipts Journal) ใช้บันทึกรายการรับเงินสด
4) สมุดเงินสดจ่าย (Cash Disbursements Journal) ใช้บันทึกรายการจ่ายเงินสด

2. สมุดรายวันทั่วไป (General Journal)
สมุดรายวันทั่วไปเป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้น สำหรับรายการค้าที่เมื่อวิเคราะห์แล้ว ไม่เข้าเกณฑ์ที่จะบันทึกเบื้องต้นในสมุดรายวันเฉพาะเล่มใดได้ นักบัญชีจึงต้องนำมาบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป ดังนั้น ทุกกิจการต้องมีสมุดรายวันทั่วไปเสมอ
รายการค้าที่ถูกบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป จะถูกผ่านรายการไปยังบัญชีต่าง ๆ ในสมุดแยกประเภทในภายหลัง ดังนั้น สมุดรายวันทั่วไปจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับกิจการ และยังช่วยให้สะดวกในการค้นหาข้อมูลในภายหลัง การบันทึกรายการบัญชีต่าง ๆ ในสมุดรายวันทั่วไปจะบันทึกรายการที่เกิดขึ้นเรียงลำดับวันที่ที่เกิดรายการก่อนหลัง เพื่อป้องกันการผิดพลาด และสะดวกในการวิเคราะห์รายการค้าแล้ว
ประโยชน์ของการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป ก่อนที่จะนำไปลงบัญชีแยกประเภทมีดังนี้
1. ช่วยให้กิจการได้นำรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวันมาบันทึกบัญชีไว้ตามลำดับเวลาที่เกิดขึ้น ซึ่งสามารถนำไปใช้อ้างอิงได้ในอนาคต
2. การนำบัญชีที่ต้องการบันทึกรายการทางด้านเดบิต และด้านเครดิต มาบันทึกไว้ในที่เดียวกัน ทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่าการบันทึกบัญชีถูกต้องตามหลักการบัญชีคู่
3. คำอธิบายรายการในสมุดรายวันทั่วไป ช่วยให้เข้าใจรายการค้าที่เกิดขึ้นและผลกระทบต่อบัญชีที่บันทึกในรายการนั้นทั้งหมด
4. การบันทึกรายการในสมุดรายวันก่อนนำรายการต่าง ๆ ไปบันทึกบัญชี จะช่วยให้ความผิดพลาดในการบันทึกบัญชีลดน้อยลง ป้องกันการลืมบันทึกบางบัญชี
5. ถ้ามีการบันทึกรายการผิดพลาดเกิดขึ้น จะช่วยให้การหาจุดที่ผิดพลาดในการบันทึกบัญชีทำได้ง่ายและรวดเร็ว

ผังบัญชี (Chart of accounts)

ผังบัญชี เป็นแผนผังที่แสดงรายละเอียดของบัญชีแยกประเภทต่าง ๆ โดยแยกเป็นหมวดหมู่ และจัดเรียงตามลำดับที่ปรากฏในงบการเงิน พร้อมทั้งให้เลขที่หรือรหัสเพื่อความสะดวกในการทำงบการเงินและรายงานต่าง ๆ ที่ต้องการ ผังบัญชีที่จัดทำขึ้นแล้ว อาจมีการแก้ไขและปรับปรุงให้เหมาะสมตามสถานการณ์ของกิจการที่เปลี่ยนแปลงไปได้
การจัดหมวดหมู่และการให้เลขที่บัญชีนั้นไม่มีกฎเกณฑ์แน่นอน ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและการนำไปใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์ตามต้องการ การให้เลขที่บัญชีจะใช้เลข 2 หลักหรือมากกว่านั้น หรือใช้ตัวอักษรประกอบกับตัวเลขก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกิจการนั้นมีบัญชีมากน้อยเพียงใด ที่นิยมกันทั่วไปนั้น ตัวเลขตัวแรกจะแสดงถึงประเภทของบัญชี ดังนี้

บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ ให้เลขตัวแรกเป็นเลข 1
บัญชีแยกประเภทหนี้สิน ให้เลขตัวแรกเป็นเลข 2
บัญชีแยกประเภทส่วนของเจ้าของ ให้เลขตัวแรกเป็นเลข 3
บัญชีแยกประเภทรายได้ ให้เลขตัวแรกเป็นเลข 4
บัญชีแยกประเภทค่าใช้จ่าย ให้เลขตัวแรกเป็นเลข 5

เมื่อกำหนดตัวเลขตัวแรกแล้ว ตัวเลขตัวที่สองของเลขที่บัญชี อาจแสดงชนิดของบัญชีว่าเป็นสินทรัพย์ประเภทใด ตัวเลขที่สาม แสดงว่าเป็นสินทรัพย์ชนิดใด เช่นบัญชีแยกประเภท

บัญชีแยกประเภททั่วไป (The General Ledger)
บัญชีแยกประเภททั่วไปประกอบด้วยบัญชีทุกบัญชีที่มีอยู่ในบัญชีประเภทสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย เช่น บัญชีเงินสด บัญชีที่ดิน บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีทุนหุ้นสามัญ บัญชีรายได้ค่าบริการ บัญชีค่าสาธารณูปโภค เป็นต้น ในบางครั้งบัญชีแยกประเภททั่วไปอาจเรียกว่าบัญชีแยกประเภท

งบทดลอง (The Trial Balance)

งบทดลองเป็นรายงานที่แสดงยอดคงเหลือของบัญชีทุกบัญชีทั้งที่มียอดดุลเดบิต และยอดดุลเครดิต โดยเรียงตามลำดับเลขที่บัญชี ณ วันใดวันหนึ่ง งบทดลองไม่ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของงบการเงิน แต่เป็นรายงานที่แสดงให้เห็นว่ากิจการบันทึกบัญชีตามหลักการบัญชีคู่หรือไม่ ถ้าหากบันทึกบัญชีตามหลักการบัญชีคู่แล้ว ผลรวมยอดคงเหลือของบัญชีทั้งหมดที่มียอดดุลเดบิตจะต้องเท่ากับผลรวมยอดคงเหลือของบัญชีทั้งหมดที่มียอดดุลเครดิต จากการที่งบทดลองแสดงยอดคงเหลือของบัญชีทุกบัญชีโดยเรียงตามลำดับเลขที่ ทำให้การจัดทำงบดุลและงบกำไรขาดทุนสะดวกยิ่งขึ้น