กระบวนการบันทึกบัญชี

รายการค้า (Business Transaction)

รายการค้า หมายถึง รายการทางเศรษฐกิจที่กิจการจะนำมาบันทึกบัญชีเพื่อเป็นข้อมูลในการจัดทำงบการเงินซึ่งในทางการบัญชีอาจเรียกว่า รายการทางการบัญชี การพิจารณาว่ารายการใดของธุรกิจที่จะถือว่าเป็นรายการทางบัญชีได้ จะประกอบด้วย 2 ลักษณะด้วยกัน คือ ต้องเป็นรายการที่วัดค่าเป็นหน่วยเงินตราได้ และต้องสามารถนำมาบันทึกในสมุดบัญชีได้ เหตุการณ์ที่สามารถบันทึกบัญชีได้ต้องเป็นเหตุการณ์ที่เมื่อเกิดขึ้นแล้วก่อนให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของกิจการ
รายการค้าที่เกิดขึ้นอาจจะเป็นรายการค้าภายนอก (External Transactions) ซึ่งเป็นรายการค้าที่เกิดขึ้นระหว่างกิจการกับบุคคลภายนอก เช่น จ่ายค่าโทรศัพท์ให้แก่องค์การโทรศัพท์แห่งประเทศไทย เป็นต้น หรืออาจจะเป็นรายการค้าภายใน (Internal Transactions) เช่น จ่ายเงินเดือนให้แก่พนักงานของกิจการ เป็นต้น

สมการบัญชี (Accounting Equation)

สมการบัญชี แสดงถึงจำนวนทรัพยากรเชิงเศรษฐกิจทั้งหมดที่อยู่ในความควบคุมของกิจการ และสิทธิทั้งหมดที่มีในทรัพยากรเหล่านั้น โดยสมการบัญชี เป็นสมการที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่าง สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ สินทรัพย์ทั้งหมดแสดงทางด้านซ้ายมือของสมการ สิทธิทั้งหมด คือ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ แสดงทางด้านขวามือของสมการนี้ ดังนี้

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนทุน

ส่วนทุน (Capital)

ในกิจการเจ้าของคนเดียว เรียกส่วนทุนว่า ส่วนของเจ้าของ (Owner’s Equity) ในกิจการห้างหุ้นส่วน เรียกส่วนทุนว่า ส่วนของผู้เป็นหุ้นส่วน (Partner’s Equity) แต่ในกิจการที่จัดตั้งในรูปแบบบริษัทจำกัด เรียกส่วนทุนว่า ส่วนของผู้ถือหุ้น (Shareholders ‘Equity) ส่วนทุนของกิจการ แบ่งเป็น 2 ส่วนใหญ่ ๆ คือ ส่วนที่ผู้เป็นเจ้าของกิจการนำมาลงทุนและส่วนที่เกิดขึ้นจากผลการดำเนินงาน ในงบดุลของกิจการเจ้าของคนเดียวแสดงส่วนของเจ้าของทั้งสองส่วนรวมกัน แต่ในงบดุลของกิจการแบบบริษัทจำกัด แสดงแยก 2 ส่วนนี้ชัดเจน โดยเรียกส่วนที่ผู้เป็นเจ้าของกิจการนำมาลงทุนว่า ทุนเรือนหุ้น (Share capital) และเรียกส่วนที่เกิดจากผลการดำเนินงานว่า กำไรสะสม (Retained Earning)

ทุนเรือนหุ้น หมายถึง ทุนที่บริษัทจดทะเบียนและออกจำหน่ายแล้ว ตามกฎหมาย เรียกว่า ทุน – หุ้นสามัญ ซึ่งแบ่งออกเป็นหุ้น มีมูลค่าหุ้นหุ้นละเท่า ๆ กัน อย่างไรก็ตาม เมื่อกฎหมายอนุญาตให้บริษัทขายหุ้นสูงกว่ามูลค่าที่กำหนดไว้ จำนวนที่ขายสูงกว่ามูลค่านี้ ให้ถือว่าเป็นส่วนของผู้ถือหุ้นของบริษัทด้วย เรียกว่า ส่วนเกินมูลค่าหุ้น (Share Premium)

กำไรสะสมเป็นส่วนทุนของกิจการที่เกิดขึ้นจากผลการดำเนินงาน ถ้ากิจการมีผลการดำเนินงานเป็นกำไร ส่วนทุนของกิจการจะเพิ่มขึ้น ในทางตรงข้าม ถ้ากิจการมีผลการดำเนินงานเป็นขาดทุน ส่วนทุนของกิจการจะลดลง

ความสัมพันธ์ของรายการค้ากับงบการเงิน

รายการทางการบัญชีก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนทุน รายได้ และค่าใช้จ่ายของกิจการ แต่ไม่ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร ผลที่มีต่อสมการบัญชี คือ จะทำให้ยอดรวมของสินทรัพย์ เท่ากับ ยอดรวมของหนี้สินและส่วนทุนเสมอ

การวิเคราะห์รายการค้า

การที่กิจการจะนำรายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นมาบันทึกบัญชีต้องพิจารณาก่อนว่า รายการที่เกิดขึ้นทำให้มีการเปลี่ยนแปลงเพิ่มขึ้น หรือลดลง เป็นจำนวนเงินเท่าใด ในทางปฏิบัติเมื่อกิจการได้รับเอกสารทางการค้าที่จะนำมาบันทึกบัญชีได้ ผู้ทำบัญชีจะเริ่มต้นโดยการวิเคราะห์รายการให้ทราบผลกระทบเสียก่อน จึงจะนำรายการที่เกิดขึ้นไปบันทึกในสมุดบัญชี

การบันทึกรายการค้า

บัญชี (The Account)
บัญชีเป็นสิ่งที่ใช้สำหรับบันทึกการเพิ่มขึ้นและลดลงของสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย ดังนั้นในกิจการหนึ่งจะมีบัญชีหลายบัญชี ซึ่งแบบฟอร์มโดยทั่วไปของบัญชีจะมีลักษณะคล้ายกับรูปตัวที (T) ซึ่งจะแบ่งเป็นด้านซ้ายและด้านขวาสำหรับบันทึกการเพิ่มขึ้นและลดลงของรายการบัญชีทั้ง 5 ประเภท โดยมีชื่อบัญชีปรากฏอยู่บนรูปตัวทีนั้น จึงนิยมเรียกบัญชีว่าบัญชีรูปตัวที (T Account)

เดบิตและเครดิต (Debit and Credit)
เดบิตและเครดิตเป็นคำศัพท์เฉพาะทางบัญชี หมายถึง ด้านซ้ายและด้านขวาของบัญชีรูปตัวที การบันทึกรายการค้าด้านซ้ายมือของบัญชีเรียกว่า เดบิตบัญชี การบันทึกรายการด้านขวามือของบัญชีเรียกว่า เครดิตบัญชี เมื่อรวมตัวเลขที่บันทึกทางด้านซ้ายมือและด้านขวามือของบัญชีและนำมาเปรียบเทียบกันแล้ว ถ้าปรากฏว่าตัวเลขทางด้านซ้ายมือมากกว่าตัวเลขทางด้านขวามือ บัญชีนั้นจะมียอดคงเหลือด้านเดบิต เรียกว่ายอดดุลเดบิต (Debit Balance) แต่ถ้าตัวเลขทางด้านขวามือมากกว่าตัวเลขทางด้านซ้ายมือ บัญชีนั้นจะมียอดคงเหลือทางด้านเครดิต เรียกว่ายอดดุลเครดิต (Credit Balance)

ทำให้สามารถบันทึกการเพิ่มขึ้นและลดลงของบัญชีแต่ละประเภททางด้านเดบิตและเครดิตได้ดังนี้

บัญชีประเภทสินทรัพย์
สินทรัพย์อยู่ทางด้านซ้ายมือของสมการบัญชี ดังนั้นเมื่อสินทรัพย์เพิ่มขึ้นให้บันทึกทางด้านซ้ายมือหรือด้านเดบิตของบัญชี เมื่อสินทรัพย์ลดลงให้บันทึกทางด้านขวามือหรือด้านเครดิตของบัญชี เนื่องจากมีการบันทึกการเพิ่มขึ้นของสินทรัพย์ทางด้านเดบิต บัญชีประเภทสินทรัพย์จึงมียอดดุลปกติทางด้านเดบิต
บัญชีประเภทหนี้สิน
หนี้สินอยู่ทางด้านขวามือของสมการบัญชี ดังนั้นเมื่อหนี้สินเพิ่มขึ้นให้บันทึกทางด้านขวามือหรือด้านเครดิตของบัญชี เมื่อหนี้สินลดลงให้บันทึกทางด้านซ้ายมือหรือด้านเดบิตของบัญชี เนื่องจากมีการบันทึกการเพิ่มขึ้นของหนี้สินทางด้านเครดิต บัญชีประเภทหนี้สินจึงมียอดดุลปกติทางด้านเครดิต
บัญชีประเภทส่วนทุน
ส่วนทุนอยู่ทางด้านขวามือของสมการบัญชีเช่นเดียวกับหนี้สิน ดังนั้นเมื่อส่วนทุนเพิ่มขึ้นให้บันทึกทางด้านขวามือหรือด้านเครดิตของบัญชี เมื่อส่วนทุนลดลงให้บันทึกทางด้านซ้ายมือหรือด้านเดบิตของบัญชี เนื่องจากมีการบันทึกการเพิ่มขึ้นของส่วนทุนทางด้านเครดิต บัญชีประเภทส่วนทุนโดยทั่วไปจึงมียอดดุลปกติทางด้านเครดิต
รายได้และค่าใช้จ่ายเป็นส่วนหนึ่งของส่วนทุน รายได้ทำให้ส่วนทุนเพิ่มขึ้นและค่าใช้จ่ายทำให้ส่วนทุนลดลง แต่เพื่อให้ทราบถึงรายได้และค่าใช้จ่ายแต่ละรายการและกำไรหรือขาดทุนที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงาน รายได้และค่าใช้จ่ายจะเป็นประเภทบัญชีที่แยกบันทึกต่างหากจากบัญชีประเภทส่วนทุน
บัญชีประเภทรายได้
รายได้ทำให้ส่วนทุนเพิ่มขึ้น ดังนั้นเมื่อรายได้เพิ่มขึ้นให้บันทึกทางด้านขวามือหรือด้านเครดิตของบัญชีเช่นเดียวกับการบันทึกการเพิ่มขึ้นของส่วนทุน เมื่อรายได้ลดลงให้บันทึกทางด้านซ้ายมือหรือด้านเดบิตของบัญชี เนื่องจากมีการบันทึกการเพิ่มขึ้นของรายได้ทางด้านเครดิต บัญชีรายได้โดยทั่วไปจึงมียอดดุลปกติทางด้านเครดิต
บัญชีประเภทค่าใช้จ่าย
ค่าใช้จ่ายทำให้ส่วนทุนลดลง ดังนั้นเมื่อค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นให้บันทึกทางด้านซ้ายมือหรือด้านเดบิตของบัญชีซึ่งเป็นด้านที่บันทึกการลดลงของส่วนทุน เมื่อค่าใช้จ่ายลดลงให้บันทึกทางด้านขวามือหรือด้านเครดิตของบัญชี เนื่องจากมีการบันทึกการเพิ่มขึ้นของค่าใช้จ่ายทางด้านเดบิต บัญชีค่าใช้จ่ายโดยทั่วไปจึงมียอดดุลปกติทางด้านเดบิต

หลักการบัญชีคู่ (Double Entry Accounting)
หลักการบัญชีที่ใช้ในการจดบันทึกรายการ ซึ่งเป็นที่ยอมรับและใช้กันทั่วไป เรียกว่า หลักการบัญชีคู่ หลักสำคัญของการบัญชีคู่ คือ รายการค้าทุกรายการที่เกิดขึ้น จะต้องนำมาลงบัญชีสองด้านเสมอ คือ ด้านเดบิตและด้านเครดิต อาจเป็นการเดบิตบัญชีหนึ่งบัญชี และเครดิตบัญชีอีกหนึ่งบัญชี หรือ อาจเดบิตบัญชีมากกว่าหนึ่งบัญชีก็ได้ แต่ข้อสำคัญของหลักการบัญชีคู่อีกประการหนึ่งคือ การบันทึกรายการค้าทุกรายการ จำนวนเงินที่เดบิตบัญชีทุกบัญชีรวมกันจะต้องเท่ากับจำนวนเงินที่เครดิตบัญชีทุกบัญชีรวมกัน

สมุดรายวัน (Journal)
เมื่อกิจการวิเคราะห์รายการค้าแล้ว จะนำรายการค้ามาบันทึกในสมุดลงรายการขั้นต้น ซึ่งเรียกว่า “สมุดรายวัน” เสียก่อน โดยบันทึกเรียงรายการที่เกิดขึ้นตามลำดับวันที่เกิดรายการ การบันทึกรายการทั้งหมดลงในสมุดรายวันก่อน จะช่วยลดความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นจากการบันทึกบัญชี และสะดวกในการอ้างอิงเมื่อต้องการค้นหาเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นย้อนหลัง เมื่อมีปัญหาต้องตรวจสอบ
สมุดรายวันแบ่งออกเป็น 2 ประเภทตามลักษณะของการใช้งาน ได้แก่

1. สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal)
สมุดรายวันเฉพาะเป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้นสำหรับรายการค้าเรื่องหนึ่งเรื่องใดโดยเฉพาะซึ่งเกิดขึ้นเป็นจำนวนมากในแต่ละเดือน การบันทึกรายการในสมุดรายวันเฉพาะจะทำให้สะดวกและประหยัดเวลาในการผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท โดยปกติกิจการมักมีสมุดรายวันเฉพาะ ดังนี้
1) สมุดรายวันซื้อ (Purchases Journal) ใช้บันทึกรายการซื้อเชื่อสินค้า
2) สมุดรายวันขาย (Sales Journal) ใช้บันทึกรายการขายเชื่อสินค้า
3) สมุดเงินสดรับ (Cash Receipts Journal) ใช้บันทึกรายการรับเงินสด
4) สมุดเงินสดจ่าย (Cash Disbursements Journal) ใช้บันทึกรายการจ่ายเงินสด

2. สมุดรายวันทั่วไป (General Journal)
สมุดรายวันทั่วไปเป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้น สำหรับรายการค้าที่เมื่อวิเคราะห์แล้ว ไม่เข้าเกณฑ์ที่จะบันทึกเบื้องต้นในสมุดรายวันเฉพาะเล่มใดได้ นักบัญชีจึงต้องนำมาบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป ดังนั้น ทุกกิจการต้องมีสมุดรายวันทั่วไปเสมอ
รายการค้าที่ถูกบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป จะถูกผ่านรายการไปยังบัญชีต่าง ๆ ในสมุดแยกประเภทในภายหลัง ดังนั้น สมุดรายวันทั่วไปจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับกิจการ และยังช่วยให้สะดวกในการค้นหาข้อมูลในภายหลัง การบันทึกรายการบัญชีต่าง ๆ ในสมุดรายวันทั่วไปจะบันทึกรายการที่เกิดขึ้นเรียงลำดับวันที่ที่เกิดรายการก่อนหลัง เพื่อป้องกันการผิดพลาด และสะดวกในการวิเคราะห์รายการค้าแล้ว
ประโยชน์ของการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป ก่อนที่จะนำไปลงบัญชีแยกประเภทมีดังนี้
1. ช่วยให้กิจการได้นำรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวันมาบันทึกบัญชีไว้ตามลำดับเวลาที่เกิดขึ้น ซึ่งสามารถนำไปใช้อ้างอิงได้ในอนาคต
2. การนำบัญชีที่ต้องการบันทึกรายการทางด้านเดบิต และด้านเครดิต มาบันทึกไว้ในที่เดียวกัน ทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่าการบันทึกบัญชีถูกต้องตามหลักการบัญชีคู่
3. คำอธิบายรายการในสมุดรายวันทั่วไป ช่วยให้เข้าใจรายการค้าที่เกิดขึ้นและผลกระทบต่อบัญชีที่บันทึกในรายการนั้นทั้งหมด
4. การบันทึกรายการในสมุดรายวันก่อนนำรายการต่าง ๆ ไปบันทึกบัญชี จะช่วยให้ความผิดพลาดในการบันทึกบัญชีลดน้อยลง ป้องกันการลืมบันทึกบางบัญชี
5. ถ้ามีการบันทึกรายการผิดพลาดเกิดขึ้น จะช่วยให้การหาจุดที่ผิดพลาดในการบันทึกบัญชีทำได้ง่ายและรวดเร็ว

ผังบัญชี (Chart of accounts)

ผังบัญชี เป็นแผนผังที่แสดงรายละเอียดของบัญชีแยกประเภทต่าง ๆ โดยแยกเป็นหมวดหมู่ และจัดเรียงตามลำดับที่ปรากฏในงบการเงิน พร้อมทั้งให้เลขที่หรือรหัสเพื่อความสะดวกในการทำงบการเงินและรายงานต่าง ๆ ที่ต้องการ ผังบัญชีที่จัดทำขึ้นแล้ว อาจมีการแก้ไขและปรับปรุงให้เหมาะสมตามสถานการณ์ของกิจการที่เปลี่ยนแปลงไปได้
การจัดหมวดหมู่และการให้เลขที่บัญชีนั้นไม่มีกฎเกณฑ์แน่นอน ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและการนำไปใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์ตามต้องการ การให้เลขที่บัญชีจะใช้เลข 2 หลักหรือมากกว่านั้น หรือใช้ตัวอักษรประกอบกับตัวเลขก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกิจการนั้นมีบัญชีมากน้อยเพียงใด ที่นิยมกันทั่วไปนั้น ตัวเลขตัวแรกจะแสดงถึงประเภทของบัญชี ดังนี้

บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ ให้เลขตัวแรกเป็นเลข 1
บัญชีแยกประเภทหนี้สิน ให้เลขตัวแรกเป็นเลข 2
บัญชีแยกประเภทส่วนของเจ้าของ ให้เลขตัวแรกเป็นเลข 3
บัญชีแยกประเภทรายได้ ให้เลขตัวแรกเป็นเลข 4
บัญชีแยกประเภทค่าใช้จ่าย ให้เลขตัวแรกเป็นเลข 5

เมื่อกำหนดตัวเลขตัวแรกแล้ว ตัวเลขตัวที่สองของเลขที่บัญชี อาจแสดงชนิดของบัญชีว่าเป็นสินทรัพย์ประเภทใด ตัวเลขที่สาม แสดงว่าเป็นสินทรัพย์ชนิดใด เช่นบัญชีแยกประเภท

บัญชีแยกประเภททั่วไป (The General Ledger)
บัญชีแยกประเภททั่วไปประกอบด้วยบัญชีทุกบัญชีที่มีอยู่ในบัญชีประเภทสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย เช่น บัญชีเงินสด บัญชีที่ดิน บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีทุนหุ้นสามัญ บัญชีรายได้ค่าบริการ บัญชีค่าสาธารณูปโภค เป็นต้น ในบางครั้งบัญชีแยกประเภททั่วไปอาจเรียกว่าบัญชีแยกประเภท

งบทดลอง (The Trial Balance)

งบทดลองเป็นรายงานที่แสดงยอดคงเหลือของบัญชีทุกบัญชีทั้งที่มียอดดุลเดบิต และยอดดุลเครดิต โดยเรียงตามลำดับเลขที่บัญชี ณ วันใดวันหนึ่ง งบทดลองไม่ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของงบการเงิน แต่เป็นรายงานที่แสดงให้เห็นว่ากิจการบันทึกบัญชีตามหลักการบัญชีคู่หรือไม่ ถ้าหากบันทึกบัญชีตามหลักการบัญชีคู่แล้ว ผลรวมยอดคงเหลือของบัญชีทั้งหมดที่มียอดดุลเดบิตจะต้องเท่ากับผลรวมยอดคงเหลือของบัญชีทั้งหมดที่มียอดดุลเครดิต จากการที่งบทดลองแสดงยอดคงเหลือของบัญชีทุกบัญชีโดยเรียงตามลำดับเลขที่ ทำให้การจัดทำงบดุลและงบกำไรขาดทุนสะดวกยิ่งขึ้น

ความหมายและรูปแบบของข้อมูลทางการบัญชี

งานของการบัญชี เริ่มต้นตั่งแต่การนำรายการค้ามาจดบันทึกในรูปของหน่วยเงินตราแยกประเภทรายการที่บันทึกไว้ และทำรายงานสรุปผลของรายการเหล่านั้นที่มีต่อกิจการ โดยทั่วไปกิจการจะแบ่งการดำเนินงานออกเป็นช่วงเวลา เพื่อสรุปผลการดำเนินงานเมื่อสิ้นสุดช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง โดยกิจการจะจัดทำรายงานทางการเงินขึ้น เรียกว่างบการเงิน

ขั้นตอนของการบัญชี (ACCOUNTING)

1. รายการค้า(รายการที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรทางเศรษฐกิจที่นำมาบันทึกบัญชี)
2. จดบันทึกรายการ
3. แยกประเภทรายการ
4. สรุปผล
5. งบการเงิน(รายงานทางการบัญชี)
6. ผู้ใช้รายงาน (นำไปใช้เพื่อการตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจ)

โดยในส่วนนี้จะกล่าวถึงงบการเงินและส่วนประกอบของงบการเงินซึ่งเป็นข้อมูลที่นักบัญชีจะต้องจัดทำเพื่อเป็นรายงานสรุปผลการดำเนินงานของกิจการเพื่อเสนอต่อผู้บริหารหรือผู้ใช้งบการเงินซึ่งเป็นบุคคลภายนอกกิจการ

งบการเงินและส่วนประกอบของงบการเงิน

งบการเงิน เป็นรายงานที่เสนอข้อมูลทางการเงินอย่างมีแบบแผน เพื่อแสดงฐานการเงินและรายการทางบัญชีของกิจการ งบการเงินจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับฐานะการเงิน ผลการดำเนินงานและกระแสเงินสดของกิจการ เพื่อผู้ใช้งบการเงินจะได้ใช้ในการพิจารณาตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจ ข้อมูลส่วนใหญ่ที่แสดงในงบการเงินจะแสดงถึงผลกระทบทางการเงินจากเหตุการณ์ในอดีต และงบการเงินไม่จำเป็นต้องแสดงข้อมูลที่มิใช่ข้อมูลทางการเงิน

งบการเงินประกอบด้วย
1. งบดุล
2. งบกำไรขาดทุน
3. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ
4. งบกระแสเงินสด
5. หมายเหตุประกอบงบการเงิน

งบดุล (Balance Sheet) เป็นรายการที่แสดงข้อมูลเกี่ยวกับฐานะทางการเงินของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่ง รายการในงบดุลจึงเป็นรายการที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการวัดฐานะการเงินของกิจการ ซึ่งได้แก่ สินทรัพย์ (Asset) หนี้สิน (Liability) และส่วนของเจ้าของ (Owner’s Equity)

งบกำไรขาดทุน (Income Statement) เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลเกี่ยวกับผลการดำเนินงานของกิจการในช่วงระยะเวลาหนึ่ง งบกำไรขาดทุนจะรายงานส่วนที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการวัดผลการดำเนินงาน ซึ่งได้แก่ รายได้ (Revenue) และค่าใช้จ่าย (Expense)

งบดุลและงบกำไรขาดทุน
องค์ประกอบที่สำคัญในงบดุลและงบกำไรขาดทุน ประกอบด้วย สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย ซึ่งองค์ประกอบทั้ง 5 ส่วนนี้มีรายละเอียดที่จำเป็นต้องทราบและเข้าใจเพื่อจะได้จัดทำงบการเงินได้อย่างถูกต้อง

งบดุล Balance Sheet
รายการที่แสดงในงบดุล ประกอบด้วย สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ
สินทรัพย์ แบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
1. สินทรัพย์หมุนเวียน (Current Assets)
2. สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน (Non-Current Assets)

สินทรัพย์หมุนเวียน
หมายถึง เงินสด และสินทรัพย์ที่อาจขายหรือแปลงสภาพเป็นเงินสด หรือใช้ให้หมดไปภายใน 12 เดือนนับจากวันที่ในงบดุล หรือกิจการคาดว่าจะได้รับประโยชน์จากสินทรัพย์นั้นภายในรอบระยะเวลาการดำเนินงานตามปกติ (Operating Cycle) แล้วแต่ระยะเวลาใดจะยาวกว่ากัน รายการที่เป็นสินทรัพย์หมุนเวียนจะเรียงลำดับในงบดุลตามสภาพคล่อง กล่าวคือ รายการใดมีสภาพใกล้เคียงกับเงินสด หรือสามารถเปลี่ยนสภาพเป็นเงินสดได้เร็วจะแสดงไว้ก่อน

สินทรัพย์หมุนเวียนในกิจการโดยทั่วไปประกอบด้วย
· เงินสด หรือเงินฝากธนาคาร
· เงินลงทุนชั่วคราว
· ลูกหนี้การค้า
· ตั๋วเงินรับ
· สินค้าคงเหลือ
· วัสดุสำนักงาน หรือวัสดุสิ้นเปลือง
· รายได้ค้างรับ
· ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า
ฯลฯ

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน
หมายถึง สินทรัพย์ที่มีตัวตน สินทรัพย์ไม่มีตัวตน สินทรัพย์ทางการเงิน และสินทรัพย์ตำเนินงานที่มีระยะยาว ซึ่งกิจการมีวัตถุประสงค์ที่จะถือไว้ในระยะยาวเกินกว่า 12 เดือนนับจากวันที่ในงบดุล และเนื่องจากการมีสินทรัพย์เหล่านี้ไว้ในกิจการ อาจเกิดจากวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน การแสดง
สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนจึงแบ่งประเภทย่อยได้ ดังนี้

1. เงินลงทุนระยะยาว (Long-term Investments)
2. เงินให้กู้ยืมระยะยาว (Long-term Loans)
3. ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์ (Property Plant and Equipment)
4. สินทรัพย์ไม่มีตัวตน (Intangible Assets)

หนี้สิน แบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
1. หนี้สินหมุนเวียน (Current Liabilities)
2. หนี้สินไม่หมุนเวียน (Non-Current Liabilities)

หนี้สินหมุนเวียน
หมายถึง หนี้สินที่มีระยะเวลาการชำระคืนภายในหนึ่งปีหรือภายในรอบระยะเวลาการดำเนินงานตามปกติของกิจการ หนี้สินหมุนเวียนจะชำระด้วยสินทรัพย์หมุนเวียน การให้บริการหรือการก่อหนี้สินหมุนเวียนอื่นใหม่ นอกจากนี้ยังรวมถึงส่วนของภาระผูกพันระยะยาวที่คาดว่าจะต้องชำระภายในหนึ่งปีนับจากวันที่ในงบดุล

หนี้สินหมุนเวียนในกิจการโดยทั่วไปประกอบด้วย
· เงินเบิกเกินบัญชี หรือเงินกู้ยืมจากธนาคาร
· เจ้าหนี้การค้า
· ตั๋วเงินจ่าย
· เจ้าหนี้อื่น
· รายได้รับล่วงหน้า
· ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
· เงินกู้ยืมระยะสั้น
ฯลฯ

หนี้สินไม่หมุนเวียน
หมายถึง หนี้สินที่มีระยะเวลาการชำระเงินนานเกินกว่า 1 ปี หรือเกินกว่ารอบระยะเวลาการดำเนินงานตามปกติของกิจการ หนี้สินไม่หมุนเวียนอาจเกิดจากการกู้ยืมเงินมาใช้ในกิจการเพื่อซื้อสินทรัพย์ที่มีราคาสูง การแสดงหนี้สินไม่หมุนเวียนในงบดุล จะเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับภาระผูกพันและข้อตกลงต่าง ๆ เช่น อัตราดอกเบี้ย วันครบกำหนดชำระ ลักษณะของภาระผูกพัน

หนี้สินไม่หมุนเวียนในกิจการโดยทั่วไปประกอบด้วย
- เงินกู้ยืมระยะยาว
- หุ้นกู้
ฯลฯ

ส่วนของเจ้าของ
หมายถึง ส่วนที่เป็นของผู้ลงทุน ในกรณีเจ้าของคนเดียว ส่วนของเจ้าของคือส่วนที่เป็นสินทรัพย์และหนี้สินที่เจ้าของนำมาลงทุนในกิจการของตน เจ้าของกิจการอาจนำเฉพาะสินทรัพย์มาลงทุน หรืออาจนำมาทั้งสินทรัพย์และหนี้สินมาลงทุนพร้อมกันได้ กรณีเป็นห้างหุ้นส่วน ส่วนของผู้เป็นหุ้นส่วนคือส่วนที่ผู้เป็นหุ้นส่วนนำมาลงทุน ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นเงินสดมาลงทุนมากกว่าสินทรัพย์อื่น ถ้าเป็นกิจการที่จดทะเบียนเป็นบริษัทจำกัด ส่วนของเจ้าของ เรียกว่า ส่วนของผู้ถือหุ้น (Shareholder’s Equity) คือเงินที่ผู้ถือหุ้นนำมาเป็นทุน บริษัทจำกัดแบ่งทุนออกเป็นหุ้นมูลค่าหุ้นละเท่า ๆ กัน

งบกำไรขาดทุน Income Statement
งบกำไรขาดทุน เป็นงบที่แสดงผลการดำเนินงานของกิจการสำหรับงวดเวลาหนึ่งเพื่อสรุปให้เห็นว่าเมื่อเปรียบเทียบรายได้กับค่าใช้จ่ายของรอบระยะเวลาบัญชีนั้นแล้วกิจการมีผลกำไรหรือขาดทุนสุทธิเท่าใด

รายการที่ปรากฏในงบกำไรขาดทุน แยกเป็นประเภทใหญ่ ๆ คือ
1. รายได้ (Revenues)
2. ค่าใช้จ่าย (Expenses)
3. กำไร (Profit) หรือ ขาดทุน (Loss)

รายได้ หมายถึง จำนวนเงินสด ลูกหนี้ หรือผลตอบแทนที่กิจการได้รับมาจากการประกอบการโดยปกติของกิจการก่อนหักค่าใช้จ่ายใด ๆ จากการขายหรือบริการให้แก่ลูกค้า ซึ่งคำนวณได้เป็นจำนวนเงินที่แน่นอน ผลตอบทนที่เกิดจากการให้ใช้สินทรัพย์ และรวมถึงกำไรที่ได้รับจากการขาย หรือแลกเปลี่ยนสินทรัพย์ ดอกเบี้ยรับที่ได้จากการให้กู้ยืม เงินปันผลรับที่ได้จากการลงทุนซื้อหุ้นในกิจการอื่น รายได้แบ่งเป็น 2 ชนิด คือ
· รายได้โดยตรง (Direct Revenue)
· รายได้อื่น (Other Revenue)

รายได้โดยตรง
หมายถึง รายได้ที่เกิดขึ้นตามวิถีทางการค้าโดยปกติของกิจการ ถ้าเป็นกิจการซื้อขายสินค้า รายได้โดยตรง คือรายได้จากการขาย (Sales) ซึ่งเป็นรายได้ที่เกิดจากการส่งมอบสินค้า สิทธิหรือบริการเพื่อแลกเปลี่ยนกับเงินสด สิทธิเรียกร้องให้ชำระเงิน หรือสิ่งอื่นที่มีมูลค่าคิดเป็นเงินได้ ถ้าเป็นกิจการธนาคาร รายได้โดยตรง คือ รายได้ดอกเบี้ย ถ้าเป็นกิจการให้บริการ รายได้โดยตรง คือ รายได้จากการให้บริการ

รายได้อื่น
หมายถึง รายได้ที่มิได้เกิดขึ้นตามวิถีทางการค้าโดยปกติของกิจการ เช่น ถ้าเป็นกิจการซื้อขายสินค้า รายได้อื่นอาจหมายถึง กำไรจากการขายสินทรัพย์ถาวร ดอกเบี้ยรับจากเงินให้กู้หรือเงินฝากธนาคาร เงินปันผลรับจากการลงทุนในหุ้นของกิจการอื่น ฯลฯ

ค่าใช้จ่าย หมายถึง ต้นทุนของสินค้าหรือบริการที่กิจการต้องจ่ายไปเพื่อก่อให้เกิดรายได้ ค่าใช้จ่าย แบ่งเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ดังนี้
· ต้นทุนขาย (Cost of Sales)
· ค่าใช้จ่ายการขายและบริหาร (Selling and Administrative Expenses)
· ดอกเบี้ยจ่าย (Interest Expense)
· ภาษีเงินได้ (Income Tax)

ต้นทุนขาย
หมายถึง ต้นทุนของสินค้าหรือบริการที่ขาย ต้นทุนขายนี้รวมราคาซื้อ ต้นทุนการผลิตสินค้าและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่จำเป็นต้องใช้เพื่อให้สินค้าอยู่ในสภาพพร้อมที่จะขาย ถ้าเป็นกิจการให้บริการ เรียกว่า ต้นทุนการให้บริการ

ค่าใช้จ่ายในการขาย
หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นอันเนื่องมากจากการขายสินค้าของกิจการ เช่น ค่าโฆษณา เงินเดือนพนักงานขาย ค่านายหน้า ค่าขนส่งเมื่อขาย ฯลฯ

ค่าใช้จ่ายการบริหาร
หมายถึง ค่าใช้จ่ายทั่วไปที่เกิดขึ้นในการบริหารกิจการเป็นส่วนรวม เช่น เงินเดือนพนักงานชั้นบริหาร ค่าเช่าอาคารที่ทำการ ค่าเสื่อมราคาอุปกรณ์สำนักงาน ค่าน้ำ ค่าไฟ ฯลฯ

ดอกเบี้ยจ่าย
หมายถึง ดอกเบี้ยหรือค่าตอบแทนที่คิดให้เนื่องจากการใช้ประโยชน์จากเงินหรือเงินทุนถือเป็นค่าใช้จ่ายอื่น

ค่าใช้จ่ายอื่น
หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่มิได้เกิดขึ้นตามวิถีทางการค้าโดยปกติของกิจการ แต่เกิดขึ้นจากกกิจกรรมประกอบของกิจการ ค่าใช้จ่ายอื่นนี้อาจจะไม่ได้เกิดขึ้นทุกงวดบัญชี ค่าใช้จ่ายบางชนิดมิได้เกิดขึ้นบ่อยครั้ง เช่น ขาดทุนจากการขายสินทรัพย์ถาวร ขาดทุนจากราคาตลาดของหลักทรัพย์ลดลง

ภาษีเงินได้
หมายถึง ภาษีเงินได้นิติบุคคลตามประมวลรัษฎากร ในกรณีที่กิจการดำเนินงานในรูปนิติบุคคล เช่น บริษัทจำกัด

กำไร หมายถึง ผลต่างระหว่างรายได้ทั้งหมดกับค่าใช้จ่ายทั้งหมดของกิจการ ในกรณีที่รายได้สูงกว่าค่าใช้จ่าย กำไรแสดงถึงการเพิ่มขึ้นในสินทรัพย์สุทธิของกิจการในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชีหนึ่ง กำไรทำให้ส่วนทุนของกิจการเพิ่มขึ้น

ขาดทุน หมายถึง ผลต่างระหว่างรายได้ทั้งหมดกับค่าใช้จ่ายทั้งหมดของกิจการ ในกรณีที่รายได้ต่ำกว่าค่าใช้จ่าย ขาดทุนแสดงถึงการลดลงในสินทรัพย์สุทธิของกิจการในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชีหนึ่ง ขาดทุนทำให้ส่วนทุนของกิจการลดลง

ในการจัดทำงบกำไรขาดทุน อาจมีรายการที่ต้องแสดงในงบกำไรขาดทุนเพิ่มเติม จากที่กล่าวข้างต้น คือ
· กำไรต่อหุ้น (Earning per Share)

กำไรต่อหุ้น หมายถึง ส่วนเฉลี่ยของกำไรสุทธิต่อหุ้นสามัญหนึ่งหุ้น ข้อมูลกำไรต่อหุ้นจะช่วยให้ผู้ใช้งบการเงินทราบแนวโน้มการดำเนินงานของกิจการ และเป็นตัวเลขที่นักลงทุนใช้พิจารณาประกอบการตัดสินใจลงทุน ทั้งนี้เพราะตัวเลขกำไรต่อหุ้นแสดงให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงในกำไรสุทธิในงวดบัญชีต่าง ๆ โดยพิจารณาความสัมพันธ์กับจำนวนหุ้นสามัญของกิจการที่ออกจำหน่ายแล้ว

ลักษณะและวัตถุประสงค์ของการบัญชี

ในปัจจุบันสภาพเศรษฐกิจได้เปลี่ยนแปลงไปจากเดิมมาก จากภาคเกษตรกรรมได้เริ่มมีการปฏิวัติจนกลายเป็นภาคอุตสาหกรรมในที่สุด ความรู้ด้านวิชาการและวิทยาศาสตร์ก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว การค้าและผลิตจากที่เคยตอบสนองแค่ความต้องการในท้องถิ่นหรือในประเทศ ได้ขยายกว้างออกไปเข้าสู่การแข่งขันในตลาดโลก ลักษณะการประกอบธุรกิจจากเดิมที่เป็นเพียงกิจการในครอบครัวได้เปลี่ยนเป็นกิจการที่กระจายหุ้นให้กับประชาชนเพื่อระดมทุนเข้ามาขยายกิจการ ตลอดจนหาเงินทุนจากแหล่งเงินกู้ในสถาบันการเงินมากขึ้น

จากสภาพเศรษฐกิจที่มีการแข่งขันสูงขึ้น ธุรกิจจะดำเนินอยู่ได้อย่างราบรื่นและมีผลประกอบการดีนั้นจำเป็นต้องอาศัยผู้บริหารมืออาชีพ ที่มีความรู้ความสามารถเป็นผู้วางแผนการดำเนินงาน กำหนดเป้าหมายและกลยุทธ์เพื่อให้เหมาะสมกับสภาพของกิจการ โดยการกำหนดแผนงานดังกล่าวผู้บริหารจำเป็นต้องทราบข้อมูลในการดำเนินงานที่ผ่านมา เพื่อใช้วิเคราะห์ จุดแข็งและจุดอ่อนของกิจการ ด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นต้องอาศัยนักบัญชีมาเป็นผู้รวบรวมและให้ข้อมูลที่เชื่อถือได้ต่อผู้บริหารเพื่อนำไปใช้ในการวิเคราะห์และวางแผนการดำเนินงานต่อไปในอนาคต โดยข้อมูลที่นักบัญชีนำเสนอนั้นจะอยู่ในรูปของรายงานทางการเงินหรืองบการเงิน ซึ่งเป็นผลผลิตของกระบวนการทางบัญชีการเงินทั้งหมดที่นักบัญชีจัดทำขึ้นตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป โดยงบการเงินจะทำให้ผู้ใช้งบการเงินทราบถึงสถานะทางการเงินของกิจการ ความสามารถในการหากำไร ผลตอบแทนจากการลงทุน ตลอดจนความเสี่ยงในการลงทุนในหลักทรัพย์ของธุรกิจเหล่านั้น

วิชาชีพทางการบัญชี
วิชาชีพทางการบัญชี เป็นวิชาชีพหนึ่งที่ต้องมีความรับผิดชอบสูง เพราะผลงานที่เกิดจากการทำงานของนักบัญชีเป็นสิ่งจำเป็นที่บุคคลหลายฝ่ายให้ความสนใจ การบัญชีเป็นงานบริการอย่างหนึ่งที่ให้ข้อมูลเป็นตัวเลขทางการเงินของกิจการ แล้วให้ผู้ใช้นำตัวเลขทางการเงินเหล่านั้นไปวิเคราะห์เพื่อนำไปใช้ในการตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจต่อไป โดยงานในวิชาชีพของนักบัญชีสามารถแยกตามลักษณะของงานได้เป็น 3 ลักษณะ คือ
1. การบัญชีส่วนบุคคล
2. การบัญชีบริการสาธารณะ
3. การบัญชีส่วนราชการ


ผู้ใช้งบการเงินและความต้องการข้อมูล

1. ผู้ลงทุน ต้องการข้อมูลเพื่อช่วยในการพิจารณาในการติดสินใจซื้อ ขาย หรือถือเงินลงทุนต่อไป นอกจากนี้ยังต้องการข้อมูลที่จะช่วยประเมินความสามารถในการจ่ายเงินปันผลของกิจการด้วย
2. ลูกจ้าง ต้องการข้อมูลเกี่ยวกับความมั่นคงและความสามารถในการทำกำไรของกิจการ เพื่อนำไปประเมินความสามารถในการจ่ายค่าตอบแทน โบนัส สวัสดิการต่าง ๆ รวมถึงโอกาสในการจ้างงาน
3. ผู้ให้กู้ ต้องการข้อมูลเพื่อช่วยในการพิจารณาการอนุมัติเงินกู้ ความสามารถในการชำระหนี้รวมทั้งดอกเบี้ยที่เกิดขึ้น
ผู้ขายสินค้าและเจ้าหนี้อื่น ต้องการข้อมูลเพื่อช่วยในการพิจารณาการอนุมัติวงเงินเชื่อ ระยะเวลาการให้สินเชื่อ และโอกาสในการได้รับชำระหนี้
4. ลูกค้า ต้องการข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินงานต่อเนื่องของกิจการ เพื่อพิจารณาในการติดต่อค้าขาย การสานสัมพันธ์ทางธุรกิจและการพึ่งพาซึ่งกันและกันของกิจการ
5. รัฐบาลและหน่วยงานราชการ ต้องการข้อมูลเพื่อใช้เป็นฐานในการคำนวณรายได้ประชาชาติ และการจัดทำสถิติในด้านต่าง ๆ ตลอดจนการกำหนดนโยบายทางภาษี
6. สาธารณชน ต้องการข้อมูลเกี่ยวกับแนวโน้มความสำเร็จและการดำเนินงานของกิจการอันอาจก่อให้เกิดผลกระทบต่อการจ้างงาน การรับซื้อผลผลิตหรือสินค้าในท้องถิ่น

การบัญชีการเงินและการบัญชีบริหาร

จะเห็นได้ว่ามีผู้ใช้ข้อมูลทางบัญชีและงบการเงิน ทั้งบุคคลภายในและภายนอกกิจการ ซึ่งถ้าพิจารณาความต้องการใช้ข้อมูลของบุคคลทั้งสองฝ่าย อาจแยกบัญชีได้เป็น 2 ประเภท คือ
1. บัญชีการเงิน เป็นการจัดทำข้อมูลทางการบัญชีเพื่อเสนอทั้งฝ่ายบริหารของกิจการ และ
บุคคลภายนอก ซึ่งการจัดทำข้อมูลของการบัญชีการเงินจะต้องเป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีที่กำหนดไว้ เพื่อให้ข้อมูลทางการบัญชีเป็นที่เชื่อถือได้แก่บุคคลทุกฝ่าย บุคคลทั่วไปสามารถเข้าใจงบการเงิน สามารถนำมาเปรียบเทียบกันได้ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจ
2. บัญชีบริหาร เป็นการจัดทำข้อมูลทางการบัญชีเพื่อเสนอต่อบุคคลภายในกิจการ เพื่อใช้ในการ
ตัดสินวางแผนการดำเนินงาน กำหนดเป้าหมายและกลยุทธ์ในการดำเนินงานต่อไป ดังนั้นการจัดทำข้อมูลทางการบัญชีบริหารจะเป็นไปตามความต้องการของบริหารกิจการ อาจไม่เป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีที่กำหนดไว้