ความหมายและรูปแบบของข้อมูลทางการบัญชี

งานของการบัญชี เริ่มต้นตั่งแต่การนำรายการค้ามาจดบันทึกในรูปของหน่วยเงินตราแยกประเภทรายการที่บันทึกไว้ และทำรายงานสรุปผลของรายการเหล่านั้นที่มีต่อกิจการ โดยทั่วไปกิจการจะแบ่งการดำเนินงานออกเป็นช่วงเวลา เพื่อสรุปผลการดำเนินงานเมื่อสิ้นสุดช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง โดยกิจการจะจัดทำรายงานทางการเงินขึ้น เรียกว่างบการเงิน

ขั้นตอนของการบัญชี (ACCOUNTING)

1. รายการค้า(รายการที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรทางเศรษฐกิจที่นำมาบันทึกบัญชี)
2. จดบันทึกรายการ
3. แยกประเภทรายการ
4. สรุปผล
5. งบการเงิน(รายงานทางการบัญชี)
6. ผู้ใช้รายงาน (นำไปใช้เพื่อการตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจ)

โดยในส่วนนี้จะกล่าวถึงงบการเงินและส่วนประกอบของงบการเงินซึ่งเป็นข้อมูลที่นักบัญชีจะต้องจัดทำเพื่อเป็นรายงานสรุปผลการดำเนินงานของกิจการเพื่อเสนอต่อผู้บริหารหรือผู้ใช้งบการเงินซึ่งเป็นบุคคลภายนอกกิจการ

งบการเงินและส่วนประกอบของงบการเงิน

งบการเงิน เป็นรายงานที่เสนอข้อมูลทางการเงินอย่างมีแบบแผน เพื่อแสดงฐานการเงินและรายการทางบัญชีของกิจการ งบการเงินจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับฐานะการเงิน ผลการดำเนินงานและกระแสเงินสดของกิจการ เพื่อผู้ใช้งบการเงินจะได้ใช้ในการพิจารณาตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจ ข้อมูลส่วนใหญ่ที่แสดงในงบการเงินจะแสดงถึงผลกระทบทางการเงินจากเหตุการณ์ในอดีต และงบการเงินไม่จำเป็นต้องแสดงข้อมูลที่มิใช่ข้อมูลทางการเงิน

งบการเงินประกอบด้วย
1. งบดุล
2. งบกำไรขาดทุน
3. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ
4. งบกระแสเงินสด
5. หมายเหตุประกอบงบการเงิน

งบดุล (Balance Sheet) เป็นรายการที่แสดงข้อมูลเกี่ยวกับฐานะทางการเงินของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่ง รายการในงบดุลจึงเป็นรายการที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการวัดฐานะการเงินของกิจการ ซึ่งได้แก่ สินทรัพย์ (Asset) หนี้สิน (Liability) และส่วนของเจ้าของ (Owner’s Equity)

งบกำไรขาดทุน (Income Statement) เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลเกี่ยวกับผลการดำเนินงานของกิจการในช่วงระยะเวลาหนึ่ง งบกำไรขาดทุนจะรายงานส่วนที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการวัดผลการดำเนินงาน ซึ่งได้แก่ รายได้ (Revenue) และค่าใช้จ่าย (Expense)

งบดุลและงบกำไรขาดทุน
องค์ประกอบที่สำคัญในงบดุลและงบกำไรขาดทุน ประกอบด้วย สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย ซึ่งองค์ประกอบทั้ง 5 ส่วนนี้มีรายละเอียดที่จำเป็นต้องทราบและเข้าใจเพื่อจะได้จัดทำงบการเงินได้อย่างถูกต้อง

งบดุล Balance Sheet
รายการที่แสดงในงบดุล ประกอบด้วย สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ
สินทรัพย์ แบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
1. สินทรัพย์หมุนเวียน (Current Assets)
2. สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน (Non-Current Assets)

สินทรัพย์หมุนเวียน
หมายถึง เงินสด และสินทรัพย์ที่อาจขายหรือแปลงสภาพเป็นเงินสด หรือใช้ให้หมดไปภายใน 12 เดือนนับจากวันที่ในงบดุล หรือกิจการคาดว่าจะได้รับประโยชน์จากสินทรัพย์นั้นภายในรอบระยะเวลาการดำเนินงานตามปกติ (Operating Cycle) แล้วแต่ระยะเวลาใดจะยาวกว่ากัน รายการที่เป็นสินทรัพย์หมุนเวียนจะเรียงลำดับในงบดุลตามสภาพคล่อง กล่าวคือ รายการใดมีสภาพใกล้เคียงกับเงินสด หรือสามารถเปลี่ยนสภาพเป็นเงินสดได้เร็วจะแสดงไว้ก่อน

สินทรัพย์หมุนเวียนในกิจการโดยทั่วไปประกอบด้วย
· เงินสด หรือเงินฝากธนาคาร
· เงินลงทุนชั่วคราว
· ลูกหนี้การค้า
· ตั๋วเงินรับ
· สินค้าคงเหลือ
· วัสดุสำนักงาน หรือวัสดุสิ้นเปลือง
· รายได้ค้างรับ
· ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า
ฯลฯ

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน
หมายถึง สินทรัพย์ที่มีตัวตน สินทรัพย์ไม่มีตัวตน สินทรัพย์ทางการเงิน และสินทรัพย์ตำเนินงานที่มีระยะยาว ซึ่งกิจการมีวัตถุประสงค์ที่จะถือไว้ในระยะยาวเกินกว่า 12 เดือนนับจากวันที่ในงบดุล และเนื่องจากการมีสินทรัพย์เหล่านี้ไว้ในกิจการ อาจเกิดจากวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน การแสดง
สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนจึงแบ่งประเภทย่อยได้ ดังนี้

1. เงินลงทุนระยะยาว (Long-term Investments)
2. เงินให้กู้ยืมระยะยาว (Long-term Loans)
3. ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์ (Property Plant and Equipment)
4. สินทรัพย์ไม่มีตัวตน (Intangible Assets)

หนี้สิน แบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
1. หนี้สินหมุนเวียน (Current Liabilities)
2. หนี้สินไม่หมุนเวียน (Non-Current Liabilities)

หนี้สินหมุนเวียน
หมายถึง หนี้สินที่มีระยะเวลาการชำระคืนภายในหนึ่งปีหรือภายในรอบระยะเวลาการดำเนินงานตามปกติของกิจการ หนี้สินหมุนเวียนจะชำระด้วยสินทรัพย์หมุนเวียน การให้บริการหรือการก่อหนี้สินหมุนเวียนอื่นใหม่ นอกจากนี้ยังรวมถึงส่วนของภาระผูกพันระยะยาวที่คาดว่าจะต้องชำระภายในหนึ่งปีนับจากวันที่ในงบดุล

หนี้สินหมุนเวียนในกิจการโดยทั่วไปประกอบด้วย
· เงินเบิกเกินบัญชี หรือเงินกู้ยืมจากธนาคาร
· เจ้าหนี้การค้า
· ตั๋วเงินจ่าย
· เจ้าหนี้อื่น
· รายได้รับล่วงหน้า
· ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
· เงินกู้ยืมระยะสั้น
ฯลฯ

หนี้สินไม่หมุนเวียน
หมายถึง หนี้สินที่มีระยะเวลาการชำระเงินนานเกินกว่า 1 ปี หรือเกินกว่ารอบระยะเวลาการดำเนินงานตามปกติของกิจการ หนี้สินไม่หมุนเวียนอาจเกิดจากการกู้ยืมเงินมาใช้ในกิจการเพื่อซื้อสินทรัพย์ที่มีราคาสูง การแสดงหนี้สินไม่หมุนเวียนในงบดุล จะเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับภาระผูกพันและข้อตกลงต่าง ๆ เช่น อัตราดอกเบี้ย วันครบกำหนดชำระ ลักษณะของภาระผูกพัน

หนี้สินไม่หมุนเวียนในกิจการโดยทั่วไปประกอบด้วย
- เงินกู้ยืมระยะยาว
- หุ้นกู้
ฯลฯ

ส่วนของเจ้าของ
หมายถึง ส่วนที่เป็นของผู้ลงทุน ในกรณีเจ้าของคนเดียว ส่วนของเจ้าของคือส่วนที่เป็นสินทรัพย์และหนี้สินที่เจ้าของนำมาลงทุนในกิจการของตน เจ้าของกิจการอาจนำเฉพาะสินทรัพย์มาลงทุน หรืออาจนำมาทั้งสินทรัพย์และหนี้สินมาลงทุนพร้อมกันได้ กรณีเป็นห้างหุ้นส่วน ส่วนของผู้เป็นหุ้นส่วนคือส่วนที่ผู้เป็นหุ้นส่วนนำมาลงทุน ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นเงินสดมาลงทุนมากกว่าสินทรัพย์อื่น ถ้าเป็นกิจการที่จดทะเบียนเป็นบริษัทจำกัด ส่วนของเจ้าของ เรียกว่า ส่วนของผู้ถือหุ้น (Shareholder’s Equity) คือเงินที่ผู้ถือหุ้นนำมาเป็นทุน บริษัทจำกัดแบ่งทุนออกเป็นหุ้นมูลค่าหุ้นละเท่า ๆ กัน

งบกำไรขาดทุน Income Statement
งบกำไรขาดทุน เป็นงบที่แสดงผลการดำเนินงานของกิจการสำหรับงวดเวลาหนึ่งเพื่อสรุปให้เห็นว่าเมื่อเปรียบเทียบรายได้กับค่าใช้จ่ายของรอบระยะเวลาบัญชีนั้นแล้วกิจการมีผลกำไรหรือขาดทุนสุทธิเท่าใด

รายการที่ปรากฏในงบกำไรขาดทุน แยกเป็นประเภทใหญ่ ๆ คือ
1. รายได้ (Revenues)
2. ค่าใช้จ่าย (Expenses)
3. กำไร (Profit) หรือ ขาดทุน (Loss)

รายได้ หมายถึง จำนวนเงินสด ลูกหนี้ หรือผลตอบแทนที่กิจการได้รับมาจากการประกอบการโดยปกติของกิจการก่อนหักค่าใช้จ่ายใด ๆ จากการขายหรือบริการให้แก่ลูกค้า ซึ่งคำนวณได้เป็นจำนวนเงินที่แน่นอน ผลตอบทนที่เกิดจากการให้ใช้สินทรัพย์ และรวมถึงกำไรที่ได้รับจากการขาย หรือแลกเปลี่ยนสินทรัพย์ ดอกเบี้ยรับที่ได้จากการให้กู้ยืม เงินปันผลรับที่ได้จากการลงทุนซื้อหุ้นในกิจการอื่น รายได้แบ่งเป็น 2 ชนิด คือ
· รายได้โดยตรง (Direct Revenue)
· รายได้อื่น (Other Revenue)

รายได้โดยตรง
หมายถึง รายได้ที่เกิดขึ้นตามวิถีทางการค้าโดยปกติของกิจการ ถ้าเป็นกิจการซื้อขายสินค้า รายได้โดยตรง คือรายได้จากการขาย (Sales) ซึ่งเป็นรายได้ที่เกิดจากการส่งมอบสินค้า สิทธิหรือบริการเพื่อแลกเปลี่ยนกับเงินสด สิทธิเรียกร้องให้ชำระเงิน หรือสิ่งอื่นที่มีมูลค่าคิดเป็นเงินได้ ถ้าเป็นกิจการธนาคาร รายได้โดยตรง คือ รายได้ดอกเบี้ย ถ้าเป็นกิจการให้บริการ รายได้โดยตรง คือ รายได้จากการให้บริการ

รายได้อื่น
หมายถึง รายได้ที่มิได้เกิดขึ้นตามวิถีทางการค้าโดยปกติของกิจการ เช่น ถ้าเป็นกิจการซื้อขายสินค้า รายได้อื่นอาจหมายถึง กำไรจากการขายสินทรัพย์ถาวร ดอกเบี้ยรับจากเงินให้กู้หรือเงินฝากธนาคาร เงินปันผลรับจากการลงทุนในหุ้นของกิจการอื่น ฯลฯ

ค่าใช้จ่าย หมายถึง ต้นทุนของสินค้าหรือบริการที่กิจการต้องจ่ายไปเพื่อก่อให้เกิดรายได้ ค่าใช้จ่าย แบ่งเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ดังนี้
· ต้นทุนขาย (Cost of Sales)
· ค่าใช้จ่ายการขายและบริหาร (Selling and Administrative Expenses)
· ดอกเบี้ยจ่าย (Interest Expense)
· ภาษีเงินได้ (Income Tax)

ต้นทุนขาย
หมายถึง ต้นทุนของสินค้าหรือบริการที่ขาย ต้นทุนขายนี้รวมราคาซื้อ ต้นทุนการผลิตสินค้าและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่จำเป็นต้องใช้เพื่อให้สินค้าอยู่ในสภาพพร้อมที่จะขาย ถ้าเป็นกิจการให้บริการ เรียกว่า ต้นทุนการให้บริการ

ค่าใช้จ่ายในการขาย
หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นอันเนื่องมากจากการขายสินค้าของกิจการ เช่น ค่าโฆษณา เงินเดือนพนักงานขาย ค่านายหน้า ค่าขนส่งเมื่อขาย ฯลฯ

ค่าใช้จ่ายการบริหาร
หมายถึง ค่าใช้จ่ายทั่วไปที่เกิดขึ้นในการบริหารกิจการเป็นส่วนรวม เช่น เงินเดือนพนักงานชั้นบริหาร ค่าเช่าอาคารที่ทำการ ค่าเสื่อมราคาอุปกรณ์สำนักงาน ค่าน้ำ ค่าไฟ ฯลฯ

ดอกเบี้ยจ่าย
หมายถึง ดอกเบี้ยหรือค่าตอบแทนที่คิดให้เนื่องจากการใช้ประโยชน์จากเงินหรือเงินทุนถือเป็นค่าใช้จ่ายอื่น

ค่าใช้จ่ายอื่น
หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่มิได้เกิดขึ้นตามวิถีทางการค้าโดยปกติของกิจการ แต่เกิดขึ้นจากกกิจกรรมประกอบของกิจการ ค่าใช้จ่ายอื่นนี้อาจจะไม่ได้เกิดขึ้นทุกงวดบัญชี ค่าใช้จ่ายบางชนิดมิได้เกิดขึ้นบ่อยครั้ง เช่น ขาดทุนจากการขายสินทรัพย์ถาวร ขาดทุนจากราคาตลาดของหลักทรัพย์ลดลง

ภาษีเงินได้
หมายถึง ภาษีเงินได้นิติบุคคลตามประมวลรัษฎากร ในกรณีที่กิจการดำเนินงานในรูปนิติบุคคล เช่น บริษัทจำกัด

กำไร หมายถึง ผลต่างระหว่างรายได้ทั้งหมดกับค่าใช้จ่ายทั้งหมดของกิจการ ในกรณีที่รายได้สูงกว่าค่าใช้จ่าย กำไรแสดงถึงการเพิ่มขึ้นในสินทรัพย์สุทธิของกิจการในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชีหนึ่ง กำไรทำให้ส่วนทุนของกิจการเพิ่มขึ้น

ขาดทุน หมายถึง ผลต่างระหว่างรายได้ทั้งหมดกับค่าใช้จ่ายทั้งหมดของกิจการ ในกรณีที่รายได้ต่ำกว่าค่าใช้จ่าย ขาดทุนแสดงถึงการลดลงในสินทรัพย์สุทธิของกิจการในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชีหนึ่ง ขาดทุนทำให้ส่วนทุนของกิจการลดลง

ในการจัดทำงบกำไรขาดทุน อาจมีรายการที่ต้องแสดงในงบกำไรขาดทุนเพิ่มเติม จากที่กล่าวข้างต้น คือ
· กำไรต่อหุ้น (Earning per Share)

กำไรต่อหุ้น หมายถึง ส่วนเฉลี่ยของกำไรสุทธิต่อหุ้นสามัญหนึ่งหุ้น ข้อมูลกำไรต่อหุ้นจะช่วยให้ผู้ใช้งบการเงินทราบแนวโน้มการดำเนินงานของกิจการ และเป็นตัวเลขที่นักลงทุนใช้พิจารณาประกอบการตัดสินใจลงทุน ทั้งนี้เพราะตัวเลขกำไรต่อหุ้นแสดงให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงในกำไรสุทธิในงวดบัญชีต่าง ๆ โดยพิจารณาความสัมพันธ์กับจำนวนหุ้นสามัญของกิจการที่ออกจำหน่ายแล้ว